Sistema já uma realidade, saiba se essa é uma boa opção para o seu condomínio

Uma solução que promete aliar o aumento no nível de segurança e redução de custos . É essa a principal promessa das portarias virtuais, ou remotas.

A ideia é simples e engenhosa: substituir porteiros presenciais por agentes que, de maneira remota, abrem e fecham portões e garagens – além, é claro, de ficar de olho 24 horas no condomínio por meio de câmeras e internet.

Sem portaria no local, o condomínio consegue dispensar um dos custos mais caros do condomínio – o do porteiro. Ao invés disso, paga uma taxa por mês à empresa que presta o serviço de portaria virtual, o que pode chegar a diminuir em mais de 50% a taxa condominial, dependendo do local.

Tentador, não?

Mas, afinal, esse é um sistema que serve para qualquer condomínio? Gera, realmente, economia e aumenta a segurança? Quais os custos e riscos de investir nisso?

São essas e outras perguntas que levaram o SíndicoNet a pesquisar todo o setor que está por trás das Portarias Virtuais. Veja o que conseguimos:

Perfil do condomínio para ter portaria virtual

Mesmo com o avanço da tecnologia, nem todos os condomínios são bons candidatos para contratarem esse tipo de serviço.

Empreendimentos de grande porte, com mais de uma portaria e diferentes entradas de garagem são mais difíceis para a implantação e bom desempenho do sistema.

O que os especialistas entrevistados indicaram é que um bom candidato à portaria virtual deve ter, no máximo, 40 unidades e uma entrada de portaria.

“Em condomínios maiores, o bom funcionamento do sistema pode ser consideravelmente prejudicado e o custo ficar muito elevado”, alerta Mauro Mandeltraub, diretor da Mantra Monitoramento.

PEQUENO PORTE

Em empreendimentos com poucas unidades, o custo com a folha de pagamento dos funcionários pesa mais e, por isso, é onde se sente mais a economia oferecida por esse tipo de serviço.

“Um de nossos clientes passou a optar por esse serviço e sua taxa condominial caiu de R$ 1.850,00 para R$ 1.000,00”, explica Roberto Piernikarz, diretor da administradora BBZ.

PERFIL DOS MORADORES

Além do número de unidades, é fundamental que os moradores estejam bastante interessados em realizar a mudança da portaria comum para a remota.

Para o consultor de segurança José Elias de Godoy o interesse dos moradores nesse tipo de portaria deve estar acompanhado de comprometimento em cumprir os procedimentos de segurança. “Só assim haverá real ganho no nível de segurança do local“, aponta.

Como funciona a portaria virtual

Ao contrário do que seria possível há alguns anos, atualmente, devido à melhorias tecnológicas e o avanço da Internet em banda larga, o sistema de portaria virtual conta com melhores condições técnicas e de infraestrutura para entregar o que, de fato, se propõe.

Isso trouxe mais eficiência e menos vulnerabilidades ao serviço, tornando-o mais acessível e viável tanto para condomínios residenciais, como comerciais.

Mas para que o sistema de portaria virtual funcione bem e cumpra o seu papel com segurança, são necessários alguns equipamentos como:

  • Sistemas de biometria, apps ou tags: a maioria das empresas trabalha com esse sistema para a entrada e saída de moradores. Geralmente um dos dedos é utilizado para acionar os portões. Sistemas de cartão, tags e até aplicativos com “QR code” também podem ser utilizados
  • Abertura e fechamento de portões remoto: sem esse sistema, o operador na central não conseguiria abrir ou fechar portões para pedestres ou a garagem à distância
  • Sistema de internet/telefonia com redundância: como toda a comunicação entre empresa e condomínio é feita via internet, é fundamental que haja um plano B caso haja um problema de conexão, ou de sistema fora do ar
  • Câmeras IP´s: sistema de câmeras que transmitem imagem e som via internet são fundamentais para uma boa comunicação entre operador e morador/visitante do condomínio
  • Gerador ou sistema de Nobreak: necessário haver um pequeno gerador, ou nobreak, pelo menos para os portões e equipamentos de segurança e comunicação, em caso de queda de energia
  • Cerca elétrica: fundamental para manter o perímetro do condomínio seguro
  • Botão de pânico: uma maneira rápida de acionar a empresa e essa a polícia em caso de algum problema. Em alguns casos, a empresa cadastra um dedo do pânico, para o morador poder pedir ajuda através da sua biometria, sem levantar suspeitas, caso esteja em uma emergência
  • Backup das imagens: é fundamental que a empresa guarde em uma nuvem as imagens do dia-a-dia do condomínio

    Encomendas, deliverys e operações do dia a dia

    Além desses sistemas, todos os moradores, funcionários do condomínio e das unidades devem ser cadastrados.

    Mas mesmo com o porteiro virtual, o trabalho do zelador continua importante – ou ainda mais importante.

    ENCOMENDAS E CONTROLE DE ACESSO

    Com a portaria vazia, o zelador fica responsável por receber os pacotes do correio e as correspondências que precisem de assinatura. É o zelador também quem deve receber pessoas como o oficial de justiça, por exemplo.

    Já para o dia a dia de entrada e saída dos moradores, os procedimentos podem não ser muito diferentes: ao chegar de carro, geralmente o morador coloca seu dedo no leitor biométrico ou usa uma tag.

    Abre-se a primeira parte da clausura. Ela se fecha. O morador então pode usar novamente seu dedo ou abrir o vidro para que o operador remoto cheque se aquela pessoa dirigindo é realmente o dono do carro. Abre-se, então, a garagem.

     O uso da clausura nos locais onde ela existe continuam a funcionar – e onde não há essa infraestrutura é feito um estudo para viabilizar a mesma.

    “É possível fazer a portaria virtual sem clausura, mas sempre a aproveitamos nos condomínios onde ela está disponível”, explica Mauro Mandeltraub.

    DELIVERY

    As entregas comuns, como de pizza, seguem obedecendo às normas de segurança do local. O mais comum é que o morador seja avisado sobre a chegada de um entregador e vá até a portaria receber e pagar pela sua encomenda. O uso de um passa-volume é muito importante.

    Custos da portaria virtual

    Um bom ponto de partida para implantar essa tecnologia em condomínios pode girar em torno de R$ 20 mil a R$ 30 mil – em sistema de comodato. Ou seja, o empreendimento paga uma parte mas não é dono do equipamento completo, tem direito a usá-lo enquanto estiver com a mesma empresa.

    Geralmente o período de payback varia entre cinco meses e um ano. Após essa fase de amortização do investimento, o condomínio gasta, em média, com a empresa prestadora de serviço,  40% do valor dos salários dos porteiros.

    Assembleia e adesão

    Para que o condomínio conte com um serviço desse tipo, é fundamental que o mesmo seja aprovado pela coletividade em uma assembleia.

    O quórum para aprovação desse tipo de alteração vai depender da convenção do empreendimento. Se o documento diz que o local conta com portaria 24 h, o ideal é que haja aprovação de dois terços dos condôminos, uma vez que se estará alterando a própria convenção. (saiba mais sobre alteraçao da convenção)

    “Em condomínios onde isso não acontece, por se tratar de uma benfeitoria que trará economia ao empreendimento, os síndicos têm aprovado esse assunto com maioria simples dos presentes”, observa Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios.

    Há, no entanto, advogados que entendem que se trata de uma obra útil e, sendo assim, deve ser aprovada pela maioria do todo. Ou seja, 50% de todos os condôminos, mais um.

    Independentemente do quórum mínimo para aprovação, é importante considerar que o interesse dos moradores nesse tipo de serviço – e alteração do seu dia-a-dia – é fundamental.

    “Essa solução está se tornando cada vez mais presente, mas é uma mudança de paradigma dentro do condomínio. Exige mais atenção dos moradores”, argumenta Rosely Schwartz, especialista em condomínios e professora do curso de administração condominial da EPD.

    Além da escolha por esse serviço, a assembleia deve votar também os procedimentos a serem adotados futuramente.

     “Esse é o ponto-chave de que o serviço trará benesses ao condomínio. Os empreendimentos que seguem procedimentos claros têm ganho de segurança”, aponta Caetano de Oliveira, da Migdal, empresa de consultoria em segurança para condomínios.

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